Casus
Een afvalinzamelaar neemt contact met ons op voor het aanbesteden van minicontainers ten behoeve van het invoeren van afvalinzameling met gedifferentieerde tarieven (Diftar). Een van de dingen die nodig zijn bij de invoering van Diftar zijn minicontainers met een identificatiechip. United Quality heeft al eerder diverse aanbestedingen verzorgd voor deze opdrachtgever en is opnieuw gevraagd om de gehele aanbestedingsprocedure te begeleiden.
Aanpak
De gesprekken starten al vrij snel, maar later begint de voortgang te stagneren. We zien de voorgestelde ingangsdatum langzaam dichterbij komen en trekken bij de opdrachtgever aan de bel. Bij de opdrachtgever gaan dan ook de alarmbellen rinkelen en er wordt een oplossing gezocht. Hoe kunnen we ervoor zorgen nog op tijd over de benodigde minicontainers te beschikken, aangezien we nu een stuk verder in de tijd zijn? De opdrachtgever levert de benodigde informatie aan en binnen één maand worden de aanbestedingsdocumenten in onderling overleg opgesteld en akkoord bevonden, waarna de aanbesteding alsnog op tijd wordt gepubliceerd.
De aanbestedingsprocedure verloopt vlot en naar verwachting en na het ontvangen van de inschrijvingen kan het selectie en gunningstraject worden doorlopen.
Om de geschiktheid en besteksconformiteit van de minicontainers te onderzoeken maakt een praktijkbeoordeling mede onderdeel uit van de aanbesteding. United Quality heeft de inschrijvende partijen dan ook gevraagd om bij inschrijving een demo exemplaar van de minicontainer aan te leveren. Het beoordelingsteam, bestaande uit medewerkers van de afvalinzamelaar, kan nu goed beoordelen of de minicontainers voldoen aan de gestelde criteria en/of er partijen zijn die meerwaarde bieden. De praktijkbeoordeling wordt uitgevoerd met lege, halfvolle en volle minicontainers, steeds onder dezelfde omstandigheden.
Uiteindelijk wordt de overeenkomst met de winnende partij, welke het hoogst scoort op het totaal van de inschrijfprijs en de kwalitatieve gunningscriteria tezamen (economisch meest voordelige inschrijving), gesloten.
Met als resultaat...
De afvalinzamelaar kijkt terug op een geslaagde aanbesteding. We ontvangen complimenten voor het meedenken in het aanbestedingsproces en de flexibiliteit die wij hierin hebben kunnen bieden om toch tot een tijdige en vooral geslaagde aanbesteding te komen. Wij nemen de complimenten graag in ontvangst en zijn blij met een opnieuw tevreden klant.